Kamu tentunya sudah sering melakukan transaksi atau serah terima barang kepada atau dari pihak lain yang bentuknya beragam mulai dari selembar sederhana, hingga lembaran yang mencantumkan rincian informasi tentang kondisi sebuah barang.

Tanda terima dokumen sangat dibutuhkan ketika terjadi serah terima barang antara satu orang pihak dengan pihak lain.

Lantas, bagaimana sih cara membuat tanda terima dokumen? Penasaran? Yuk, ikuti ulasan di bawah ini!

Apa Itu Tanda Terima Dokumen?

Tanda terima adalah dokumen bukti tertulis adanya transaksi serah terima sesuatu antara dua pihak. Misalnya, utusan dari sebuah kantor menyerahkan dokumen ke suatu instansi atau seorang kurir yang mengirimkan paket ke tempat kamu.

Tanda terima biasanya dibuat untuk surat resmi, dokumen penting, barang, atau sejumlah uang. Tanda terima dokumen ini menjadi sangat penting dalam aktivitas bisnis kamu karena berguna untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin timbul akibat kesalahan pengiriman atau kehilangan dokumen berharga di kemudian hari.

Tanda terima biasanya berisi keterangan barang/dokumen yang diserahkan secara detail, seperti jenis, jumlah, nama penerima, dan tanggal penyerahan barang/dokumen.

Fungsi Tanda Terima

Berbeda dari kwitansi atau invoice, surat tanda terima memiliki fungsi yang lebih rinci terkait bukti penerimaan uang atau barang yang dilakukan, seperti:

- Informasi tanggal terima

- Pihak penerima

- Jenis

- Jumlah

- Tanda tangan penerima

Adapun fungsi utama dari dokumen tanda terima dalam aktivitas bisnis kamu, yaitu:

- Dokumentasi Perusahaan dan Kontrol Internal

Dengan adanya bukti serah terima ini, perusahaan bisa mengetahui bahwa karyawan atau staf yang diberikan tanggung jawab untuk menyerahkan dokumen ataupun barang telah melakukan tugasnya dengan baik.

- Arsip Keluar Masuk Barang dan Dokumen Perusahaan

Bukti tanda terima bisa menjadi arsip penting bagi perusahaan saat terjadi perselisihan antara pengantar dan penerima barang. Kamu hanya perlu melacak kebenaran perihal barang yang diterima dari arsip tersebut.

- Barang/Dokumen Telah Tiba di Tujuan

Bukti bahwa barang atau dokumen tersebut telah sampai dengan selamat dan utuh ke tujuan, sehingga bisa menghindari kesalahpahaman.

Format Surat

- KOP Surat Perusahaan

- Nomor resmi bukti penyerahan dokumen (biasanya dikeluarkan oleh perusahaan pengirim).

- Hari, tanggal, bulan, dan tahun penyerahan.

- Isi surat berupa detail dokumen dilengkapi dengan nomor, perihal dokumen lampiran, dan Tujuan penyerahan dokumen.

- Terakhir Nama terang dan tanda tangan (pengirim/penerima).

Jenis Surat

Tanda Terima Dokumen Kendaraan

____KOP SURAT____

Tanda Terima Dokumen

Nomor: 257/K.B/2022

Sabtu, 16 April 2022 telah diterima beberapa dokumen Kendaraan Bermotor dengan perincian sebagai berikut:

1.         Buku Kepemilikan Kendaraan (BPKP)

2.         Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK)

3.         Surat Izin Mengemudi (SIM) C

Dokumen-dokumen tersebut telah diterima dalam keadaan baik untuk dapat ditindaklanjuti sesuai isi surat.

Pengirim                                           Penerima

(Ricky)                                               (Andrian)

Nah sobat blog, itulah seputar informasi mengenai cara membuat tanda terima dokumen yang perlu kamu ketahui. Semoga bermanfaat.