Surat resmi adalah surat yang didunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Surat-menyurat merupakan hal yang bisa dilakukan meskipun saat ini teknologi semakin canggih. Namun untuk beberapa keperluan seperti urusan administrasi formal, surat resmi masih menjadi pilihan.

Surat resmi juga dijadikan bukti hitam diatas putih, pengingat suatu kegiatan, bukti sejarah, maupun pedoman kerja. Untuk ini, surat resmi memiliki struktur penulisan yang cukup kaku dan formal.

Jenis-Jenis Surat Resmi

Ada berbagai jenis surat formal tergantung pada tujuannya, ada beberapa jenis surat resmi. Berikut beberapa contohnya:

Surat Penjualan: surat penjualan adalah surat resmi yang bertujuan untuk mempromosikan produk atau layanan perusahaan. Biasanya merinci mengapa mereka harus dibeli dan termasuk ajakan bertindak. Kamu bisa memainkan chord tak ingin usai

• Surat Penerimaan: jenis surat resmi ini digunakan pada saat menerima suatu kehormatan, pengunduran diri, pekerjaan atau formalitas lainnya.
• Surat Permintaan: surat permintaan digunakan ketika anda menginginkan informasi lebih lanjut tentang suatu produk. Surat yang mirip dengan ini akan menjadi balasan untuk surat pernyataan.
• Surat Permintaan Maaf: surat ini digunakan saat membuat permintaan maaf resmi atas suatu kesalahan.
• Surat Klaim: jika anda tidak puas dengan produk atau layanan, anda dapat mengirim surat klaim ke perusahaan atau produsen produk atau layanan tersebut. Surat ini akan merinci ketidakpuasan anda.
• Surat Pengantar: surat ini sering dikirim ke manajer perekrutan oleh calon kandidat pekerjaan dengan resume mereka. Surat ini merinci kualifikasi anda untuk pekerjaan tertentu dan memperluas hal-hal tertentu yang disebutkan dalam resume anda.

Struktur Surat Resmi

Kop atau Kepala Surat

Bagian pertama yang harus ada dalam surat resmi yaitu kop atau kepala surat. Bagian ini ada di paling atas dari surat resmi. Kop ini menunjukkan identitas dari pembuat surat.

Di dalam kop surat harus ada logo instansi pengirim surat, nama lembaga, alamat lembaga, nomor HP. Kode pos, email, alamat website, faximile, bisa juga anda tambahkan bidang usaha, nomor usaha, dan macam usaha.

Tanggal Surat

Tanggal surat diperlukan sebagai informasi terkait waktu pembuatan surat tersebut. Biasanya tanggal surat tercantum di pojok kanan atas, tepat di bawah kop surat. Ada juga yang menuliskan tempat pembuatan surat, namun ada juga yang tidak menuliskannya.

Nomor Surat

Bagian lainnya dari penulisan surat yaitu nomor surat. Letak dari nomor surat ini biasanya ada dikiri atas sejajar dengan tanggal surat. Ada pun format dan nomor surat tergantung dari instansi pembuat surat.

Umumnya, di dalam nomor surat ada nama urut surat, bulan pembuatan surat, tahun, dan kode lain sesuai dengan ketentuan lembaga.

Lampiran

Lampiran biasanya diisi dengan jumlah dokumen yang dilampirkan. Namun jika tidak ada dokumen terlampir, bagian ini boleh dikosongkan.

Perihal

Pada bagian ini, pembuat surat bisa menuliskan tujuan singkat dari surat tersebut. Perihal ini harus sesuai dengan isi surat tersebut. Misal surat tersebut merupakan surat undangan, maka anda bisa mengisi bagian perihal dengan tulisan “undangan”

Nama dan Alamat Penerima

Dalam contoh surat resmi, sebelum menyebutkan nama si penerima surat, maka harus didahului dengan kata “yang terhormat” atau “Yth”.

Kemudian alamat penerima juga cukup dituliskan singkat saja, karena biasanya alamat penerima dituliskan kembali pada amplop surat dengan lebih lengkap. Namun, jika surat resmi yang anda buat tidak menggunakan amplop, penulisan alamat lengkap bisa dilakukan.

Salam Pembuka

Salam surat resmi, umumnya menggunakan salam pembuka “dengan hormat” karena lebih universal tidak mencirikan suatu agama atau kepercayaan.

Isi

Untuk surat resmi, isi tidak perlu terlalu melebar, cukup langsung pada intinya asaja. Beri pengantar cukup satu atau dua kalimat, kemudian langsung sampaikan maksud dan tujuan anda menulis surat tersebut. Pada paragraph terakhir, anda bisa menuliskan kalimat penutup yang sopan dan formal.

Salam Penutup, Nama Terang, Tanda Tangan, Stempel dan Tembusan

Surat resmi akan dianggap sah apabila ada tanda tangan pejabat yang berwenang, misalnya pimpinan perusahaan. Untuk itu, sertakan nama jelas dari penanda tangan tanpa kurung.

Kamu juga bisa memberi keterangan tambahan berupa jabatan atau nomor induk dibawah nama terang. Terakhir, bubuhi dengan stempel instansi terkait.

Berikut ada macam contoh surat resmi:

• Surat Pengantar 

•  Surat Klaim

•  Surat Permintaan Maaf

Surat Permintaan

• Surat Penawaran