Dalam dunia bisnis, menawarkan produk/barang kepada calon mitra bisnis dan calon pelanggan merupakan hal yang lumrah untuk dilakukan. Namun, akan dibutuhkan surat penawaran produk atau barang.

Maksud dan fungsi dari surat penawaran itu sendiri adalah untuk menawarkan suatu produk/barang dagangan kepada calon konsumen sebagai tanggapan untuk menjawab konsumen atau untuk mempromosikan suatu produk. Surat penawaran merupakan faktor penting dalam kelancaran bisnis suatu perusahaan. 

Surat tersebut berisi spesifikasi produk atau barang dan disertai dengan harganya. Alhasil, calon konsumen akan memahami produk/barang anda dan menjadi tertarik untuk memulai bisnis.

Namun, tidak hanya sekedar surat biasa yang dibuat untuk perjanjian bisnis. Saat menulis surat penawaran, ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan apakah barang yang ditawarkan dalam surat itu dapat diterima. Nah artikel ini akan menjelaskan cara membuat surat penawaran produk yang benar.

Surat penawaran termasuk dalam kategori surat dinas dan harus formal. Selanjutnya, anda perlu menyertakan kop surat dan alamat anda. Selain harga, isi surat juga harus memuat informasi penting tentang produk/merchandise yang anda tawarkan. Anda harus memperhatikan kebersihan tulisan anda dan membuatnya semenarik mungkin agar mudah dipahami oleh konsumen.

Secara keseluruhan, penulis harus memperhatikan beberapa hal berikut dalam membuat surat penawaran.

1. Kop surat dengan nama, alamat dan informasi kontak perusahaan 

2. Tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran dan perihal, kop surat dengan alamat penerima 

3. Kata pembuka, 

4. bagian utama dari surat

5. Penutup  surat.

Dari segi struktur isi, surat penawaran secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga paragraf, yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Paragraf pertama berisi identitas produk, kualitas dan label harga. Kemudian, paragraf kedua mencakup proses transaksi, seperti metode pembayaran, pengiriman produk, pengemasan produk, dan diskon yang diberikan. Terakhir, paragraf ketiga berisi harapan dan terima kasih kepada calon pelanggan yang membaca dan mungkin menerima tawaran ini.

Lebih khusus lagi, ada delapan hal yang harus anda sertakan dalam isi surat penawaran anda.

1. Identitas produk seperti jenis dan nama 

2. Kualitas yang ditawarkan seperti ulasan pelanggan sebelumnya

3. Harga penawaran yaitu harga yang terkait dengan rentang harga

4. Metode pembayaran seperti cicilan atau pembayaran sekaligus

5. Metode pengiriman seperti kurir atau pengiriman langsung

6. Diskon atau hal penting yang menentukan pertimbangan konsumen

7. Sifat penawaran seperti bebas atau terikat

8. Berbagai kemudahan yang ditawarkan seperti garansi dan sebagainya

Ini adalah format surat penawaran yang sesuai dengan standar pada umumnya.