Ketika kita melakukan kegiatan surat menyurat kamu harus memperhatikan nomor surat yang akan kamu buat.

Disaat membuat surat resmi, nomor surat adalah bagian yang penting dan tidak boleh ditulis secara sembarangan.

Tujuan dibuatnya nomor surat adalah untuk informasi dalam bentuk kode seperti, jenis, identitas pembuat, bulan dan tahun dibuatnya surat, dan juga jumlah surat yang akan dibuat.

Selain itu nomor surat juga berfungsi untuk mempermudah penyimpanan, pencarian dan pencatatan surat masuk dan keluar serta hal lainnya yang dibutuhkan dalam pengarsipan.

     1.     Komponen-komponen nomor surat

Nomor surat terdiri atas kode nomor surat, nomor urutan surat yang telah dikeluarkan, nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan dibuatnya surat (dituliskan dengan angka romawi), dan tahun pembuatan surat. Pada penulisan nomor surat resmi, komponen-komponen tersebut ditulis dengan dipisahkan oleh garis miring (/).

     2.      Penomoran surat yang benar

Berikut cara membuat penulisan penomoran surat yang benar:

1. Surat Keputusan (SK) : 01 (kode nomor surat)
2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

     3.      Contoh Penulisan Nomor Surat Yang Benar

Salah satu contoh penulisan nomor surat yang benar yakni:

Nomor : 01.004/SMA-SM/V/2018

Penjelasan dari contoh penulisan nomor surat tersebut sebagai berikut:

1.  01 : Kode nomor surat keluar (01 maka surat ini jenis surat keputusan).

2. 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (004 maka surat ini adalah surat ke empat yang dikeluarkan).

3. SMA-SM : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat (SMA Suka Maju).

4. V : Bulan berjalan dalam angka romawi.

5. 2018 : Tahun berjalan.

Dari penjelasan diatas dapat kita simpulkan bahwa, penulisan nomoran surat yang benar adalah hal yang penting dan tidak bisa tertinggalkan atau disepelekan terkhususnya dalam proses membuat surat resmi. Contohnya seperti surat untuk perizinan menggunakan hak cipta orang lain seperti menggunakan lagu chord runtah harus meminta izin dari pihak penyanyi asli atau produsernya.

Hal ini karena penomoran surat dibuat dengan tujuan untuk memudahkan dalam mengetahui tujuan pembuatan surat tersebut dan juga memudahkan dalam proses pengarsipan.

Serta kode-kede yang dibuat dalam nomor surat memiliki arti dan maksut tersendiri. Jadi jangan sampai salah lagi ya, saat menulis nomor surat! Biar kamu tidak pusing, putar saja lagu satu rasa cinta saat kamu menulis untuk menangkan pikiran kamu sobat, semoga bermanfaat ya.